9 февраля 2020

Систематизировать все: немного об организации рабочих документов

систематизация файлов

В начале пути падаван копирайтинга не задумывается о том, что будет делать со своими текстами после передачи заказчику:  ему достаточно самого факта выполнения работы. Опытные же ниндзя знают, что плоды своего труда надо ценить и тщательно хранить. Архив проектов полезен не только для портфолио, но и для отслеживания профессионального прогресса.

В первые месяцы фриланса  я была наивна и вовсю надеялась на принцип: «гений царствует над хаосом». Все свои опусы вместе с проверками сбрасывала в кучу – в папку под названием «Актуально» на рабочем столе ноутбука. Там же пылились художественная литература, книги для копирайтеров, домашние задания со времен учебы, фотографии, рисунки и т.д. Выглядело это примерно так: 

Всего было много, все было «актуально», но вот на поиск нужного документа уходило довольно много времени… и нервов. Не спасал даже поиск по папке: в те времена у меня была плохая привычка наплевательски относиться к названиям файлов. Примерно такой же бардак царил и на Google-диске. В один прекрасный момент пришло осознание, что с этим безобразием надо что-то делать, и я начала искать способ навести порядок в документах.

Порядок в папках 

Исполнители, сотрудничающие с биржами копирайтеров, наверняка знают, что после отправки статьи через биржевой редактор доступ к материалу ограничивается. Советуем сохранять текст отдельно: в гугл-документах или вордовском файле. То же самое относится и к системе управления созданием контента Bonica. Такая мера предосторожности необходима на случай арбитража  или отказа. В документе укажите название биржи и ник заказчика – эта информация может пригодиться в будущем. 

Важно! Об этом не напишут на форумах копирайтеров, но расскажут доброжелательные компьютерщики: важные документы нельзя хранить на диске С, и особенно — на рабочем столе (да, многие этим грешат). В случае, если выйдет из строя винчестер, или «полетит» операционная система, в первую очередь пострадает именно эта область внутренней памяти устройства. Не факт, что удастся восстановить все. Для быстрого доступ к важной папке разместите ее на диске D, а вот уже оттуда — перенесите на рабочий стол ярлык. 

Копирайтеру, работающему с несколькими постоянными заказчиками, стоит завести отдельную папку для каждого из них: туда вложите файл с контактами, скрины переписки (если работаете с новым заказчиком), требования к текстам и оформлению, подпапки по каждому проекту (названия выделите большими буквами, чтоб сразу бросались в глаза). Отдельно создается архив для работ, которым больше месяца. Пример: 

Цифра «0» нужна для того, чтобы папка с архивом всегда стояла на первом месте.

Проекты тоже стоит структурировать. Для каждой статьи создайте свою папку. Вместо имени укажите дату выполнения работы в формате ЧЧ.ММ.ГГ и заголовок текста. Не забывайте ставить «0» в начале датировки из простых чисел от 1 до 9, иначе нумерация собьется.

В папку лучше сохранить не только сам текст и скрины проверок по сервисам, но и техническое задание (ТЗ понадобится позже — для оформления портфолио копирайтера).

Теперь любой текст легко найти с помощью функции поиска по папке:

Особого внимания заслуживает архив: создайте в нем папки на каждый год и подпапки на каждый месяц. Нумерация нужна, чтобы сохранить четкую хронологию.

Статьи нужно регулярно архивировать. Лично я делаю это ежемесячно 1-го числа, а раз в полгода частично обновляю портфолио: проверяю, где опубликованы мои тексты (проще всего найти их с помощью любого сервиса проверки на уникальность) и вношу в таблицу название статьи, актуальную ссылку, а затем сортирую все по темам.

Также можно подключить синхронизацию рабочей папки с Google-диском и предоставить заказчику доступ. Такая мера послужит  дополнительной страховкой от потери файлов.

Наводим порядок в Google Docs

В последнее время большинство частных заказчиков просят предоставлять текст в Google Docs с правом редактирования. Копирайтерам нравится этот вариант: статью можно набирать с любого устройства, текст автоматически сохраняется. Интерфейс позволяет быстро оформить материал в соответствии с общепринятыми требованиями, к тому же есть опции для обратной связи — возможность комментировать. Не смущают даже некоторые сложности с расстановкой знаков препинания (об этом наша команда планирует написать отдельную статью).

Файлы Google Docs можно не только переименовывать, но и сортировать, притом — несколькими способами.

Через Google-диск

Заходим в Google-диск и создаем папки определенной структуры (можно использовать такой же принцип, как и при сортировке файлов на компьютере). Кликаем правой клавишей мыши по свободному пространству диска и выбираем вариант New folder. Затем изменяем название. Аналогичным способом создаем подпапки.

Неотсортированные документы будут находиться под строкой Files. Чтобы переместить файл, щелкаем по нему правой кнопкой мыши и выбираем Move to, а потом просто указываем во всплывающем окне, куда именно надо перенести  документ.

Таким способом можно отсортировать абсолютно все, когда-либо сохраненное на Google-диске. 🙂

Непосредственно из документа

После завершения работы над статьей идем в меню File и выбираем строчку Move. Остается лишь выбрать нужную папку во всплывающем окне и кликнуть Move here.

Важно! Не забудьте выставить разрешения на доступ и редактирование для каждого отдельного файла или папки в целом.

Разбор и сортировка старых работ – дело не легкое и не быстрое, но, несомненно, интересное. Главное, заставить себя поддерживать порядок в будущем, а не «кормить» папку «Разобрать позже». 😉

Надеемся, наша статья поможет вам справиться с хаосом в рабочих материалах и быстро сформировать классное портфолио. Чтоб не пропустить свежие статьи о буднях копирайтеров, продуктивности и творчестве, подписывайтесь на наш Telegram-канал!


Метки: , , ,
Text.ninja. Copyright 2019. All rights reserved.

Опубликовано 09.02.2020 Diana Sirosh в категории "Продуктивность

1 COMMENTS :

  1. By Lilu on

    Меня на работе научили систематизировать, до этого тоже был хаос🙈 сейчас все по папочкам, даже если в папке 1 файл – все равно все разбито по годам/исполнителям и т.д))

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *