гугл таблицы

Holy sheet! Google Таблицы как инструмент копирайтера

21.05.2020 Автор: Yulia Aleksandrova

Несмотря на то, что копирайтеры создают контент в текстовых редакторах, есть еще одно приложение, которое может быть очень полезно в работе. Речь про электронные таблицы Google. Рассмотрим, чем они могут пригодиться авторам  и всем, чья работа связана с текстами.

Особенности программы

Google Таблицы — это онлайн-приложение, входящее в пакет Google Диск, аналог MS Excel. Если вы работали с прототипом от Microsoft, то перейти в гугловскую программу не составит труда. Внешний вид онлайн-таблиц очень похож на интерфейс MS Excel. Панель инструментов минималистична, на нее вынесены только самые необходимые функции. Все остальное реализуется через пункты меню. 

таблица

Несколько отличительных особенностей Google Sheets:

  1. Приложение бесплатно в отличие от Excel, для работы с которым необходимо приобретать лицензию.
  2. Документы располагаются в облачном сервисе и всегда доступны вам на любом устройстве.
  3. Данные автоматически сохраняются в момент их заведения. История показывает дату и время каждого изменения. Можно вернуться назад на определенную версию, если обновления файла не устроили.
  4. С помощью совместного доступа легко организовать командную работу с документами.

Для начала работы надо зайти в свой Google аккаунт, перейти в Google Drive и выбрать сервис «Таблицы». Приложение доступно в десктопной и мобильной версиях.

Краткое описание

Для тех, кто не работал с таблицами, коротко опишу функции приложения, которые могут быть полезны копирайтерам, блогерам, редакторам, заказчикам.

Поле документа разделено на ячейки, каждая имеет свой адрес, который определяется буквенной и цифровой координатой, например, А1, С5. В ячейки можно вносить информацию различных форматов:

  • текстовый,
  • числовой,
  • финансовый,
  • дата,
  • время,
  • и т.п.

Тип вносимых данных определяется автоматически. Если система оценила его неверно, можно это исправить, задав вручную через меню «Формат» — «Числа». К любой части таблицы можно прикрепить комментарий и примечание. Они маркируются желтыми и черными треугольниками в правом верхнем углу ячейки.

Ширина и высота элементов легко регулируется. Для этого надо установить курсор мыши на границу строки или столбца, когда появится двусторонняя стрелочка оттянуть линию в нужную позицию. Также можно менять оформление в каждой ячейке: заливку, обрамление, формат и цвет шрифта.

К числовым значениям можно применять любые математические действия. В таблицах также много предустановленных функций, но в копирайтинге они вряд ли пригодятся. Чтобы не растягивать материал, опишу самые применимые:

Простейшие арифметические действия

Для того чтобы перемножить данные двух ячеек, надо составить формулу и вписать ее в графу, где нам нужен результат:

(=) (кликаем на первый множитель или указываем его адрес) (*) (кликаем на второй множитель) (нажимаем enter).

таблица

По аналогии осуществляются сложение, вычитание, деление. Вычисление может иметь несколько действий, просто учтите все это в формуле.

таблица

Если надо сложить много чисел, не обязательно вручную указывать каждое слагаемое, можно воспользоваться функцией SUM и указать диапазон.

При копировании выражения для вычисления в ячейку ниже программа автоматически изменит адреса данных на актуальные для следующей строки. Это очень удобная функция, но не всегда она нужна. Поэтому при копировании через меню «Изменить» (либо щелчок правой кнопкой мыши) — «Специальная вставка» мы можем выбрать, какую информацию надо скопировать: формулу, числовое (текстовое) значение или формат.

таблица

Сортировка

Информацию можно сортировать по одному или нескольким признакам. Выделите массив таблицы и установите параметры в меню «Данные» — «Сортировать диапазон».

таблица

Настроенные списки

Создайте список с заранее внесенными вариантами — и вам не придется каждый раз набирать повторяющиеся записи. Например, дни недели, фамилии исполнителей, вид контента. Для настройки следует выделить диапазон ячеек, для которых будет актуален этот список.

  1. Зайти в меню «Данные» — «Настроить проверку данных».
  2. В пункте «Правило» выбрать «Значение из списка».
  3. В соседнем окне перечислить все значения через запятую.

В моем примере это фамилии исполнителей: Иванов, Петров…

таблица

Таким же образом можно ссылаться на список, размещенный на отдельном листе этого же документа, или на другой файл. Для этого в меню «Правило» надо выбрать «Значения из диапазона» и обозначить массив с данными. В примере это список клиентов.

таблица

Как можно применить таблицы при работе с текстами

Можно найти несколько применений Google Sheets в работе копирайтеров.

Данные для статей

Если вы пишете аналитический материал, рейтинг, обзор с большим количеством позиций, информацию удобнее собирать в Google Sheets. Также в некоторых статьях уместны графики и диаграммы. Используйте функционал приложения, чтобы сгруппировать, отсортировать и оформить собранные данные. Итоговый вариант разместите в статье.

Есть 2 типа вставки результата в текстовый документ: как самостоятельный элемент или в связи с таблицей. Во втором случае можно вносить правки в данные в исходном файле, они будут автоматически изменяться в текстовом документе.

А уж если вы решили написать научную статью на заказ — без Google Таблиц вам не обойтись. В программу встроены формулы из разных областей: логические, статистические, финансовые, инженерные, информационные и прочие. Они помогут в исследовании.

Контент-план

Ведете блог, канал или другой проект, в котором необходимы регулярные публикации? Без плана не обойтись. В таблицах можно наглядно отобразить график размещения и виды контента.

Здесь же можно оценивать эффективность разного материала, отслеживать, что приносит больше откликов, приводит новых клиентов и т. п.

Работа в группе

При командной работе в таблице удобно отмечать:

  • распределение заданий;
  • календарный график выполнения;
  • проверки;
  • завершение;
  • сдачу готового результата.

Контент-менеджер формирует план и публикует его в документе. Напротив тем прикрепляются ссылки на техническое задание и редакционную политику по данному блоку. По выполнению задачи в этой же таблице размещается ссылка на результат.

Доступ к разным данным можно гибко настраивать. Например:

  • допуск к таблице — общий (для просмотра или редактирования в зависимости от задачи);
  • к каждому ТЗ можно установить как индивидуальный (если задания раздаются редактором), так и общий (если исполнители сами выбирают себе задачи) доступ;
  • к результату — персональный доступ для редактирования сотруднику, производящему проверку и правку.

Бюджет

Функционал Google Sheets позволяет вести бюджеты разных масштабов: личные, семейные, групповые. Персональный учет можно оформить в одном документе, используя несколько вкладок. В бюджете каждому проекту команды удобнее посвятить отдельную таблицу, а общую информацию консолидировать в итоговый файл. Такое разделение данных позволяет распределять уровни доступа к данным разным участникам команды, ведь всю подноготную не обязательно видеть всем.

Сбор и систематизация информации

При написании продающих, рекламных текстов, лендингов, главных страниц сайтов процедура анализа конкурентов нередко ложится на копирайтера. В таком случае таблица — лучший ресурс для сбора и структуризации информации.

В Google Sheets работают стандартные сочетания горячих клавиш, а всего их — более сотни. Если знать и использовать хотя бы часть, можно значительно ускорить свою работу. Для примера несколько комбинаций:

  • Ctrl+C/Ctrl+V — скопировать/вставить;
  • Ctrl+Z — Отмена;
  • Home — перемещение в начало строки;
  • Ctrl + Home — переход на начало листа;
  • Ctrl + K — вставка ссылки;
  • Ctrl + пробел — выделение столбца;
  • Shift + пробел — выделение строки.

Стройте свою индивидуальную или командную работу эффективно с помощью функционала Google Sheets, открывайте новые возможности приложения.

Еще больше полезной информации — в нашем блоге и Telegram-канале, присоединяйтесь. А если вы хотите заказать статью для публикации — оставьте заявку, коллектив Texts.Ninja сделает все в лучшем виде.

Summary
Name
YULIA ALEKSANDROVA